Validade de Documentos Contábeis
No decorrer de sua existência, as empresas acumulam os mais diversos papéis, livros e documentos que são importantes e devem ser preservados. Devido a validade de documentos, neste cenário, a guarda dos mesmos (processo de manutenção e armazenagem) é essencial, e exige muita atenção para que a empresa não tenha prejuízos futuros.
Os principais documentos que devem ser guardados pelas empresas são os relativos aos tributos, como guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis, livros fiscais e declarações entregues ao Fisco; bem como os comprovantes trabalhistas, a exemplo dos contratos de trabalho, livro ou ficha de registro e recibos de salários.
Caso a empresa perca ou não armazene os documentos no período estabelecido, ela corre o risco de recolher novamente um tributo ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização. Além disso, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, seja fiscal ou trabalhista.
Validade de documentos contábeis:
Comercial/Fiscal
| Livro Diário | Indeterminado |
| Livro Balancetes Diários e Balanços | 10 anos |
| Livro Razão | 10 anos |
| Livro de Registro de Duplicatas | 10 anos |
| Atas de Reuniões ou Assembleias | 10 anos |
| Livro de Registro de Ações Endossáveis | 10 anos |
| Livro de Registro de Ações Nominativas | 10 anos |
| Livro de Transferência de Ações Nominativas | 10 anos |
| Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas | 10 anos |
| Livro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas | 10 anos |
| Livros de Atas das Assembleias Gerais | 10 anos |
| Livro de Presença de Acionistas | 10 anos |
| Livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração e Atas das Reuniões de Diretoria | 10 anos |
| Livros de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal | 10 anos |
| Livros das Atas da Administração | 10 anos |
| Livros de Atas da Assembleia | 10 anos |
| Livros de Atas e Pareceres do Conselho | 10 anos |
| Comprovantes de Rendimentos pagos ou creditados e de Retenção na fonte | 5 anos |
| Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e Recibos) | 10 anos |
| Obrigações Acessórias da Pessoa Jurídica | 5 anos |
| Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) | 5 anos |
| Compensação mercantil | 20 anos |
| Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE | 5 anos |
| Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.) | 5 anos |
| Contrato de Seguros – informação de valores | 5 anos |
| Contratos de seguros de bens – documentos originais | 5 anos |
| Contratos de seguros pessoas – documentos originais | 20 anos |
| Contratos Previdenciários Privados | 5 anos |
| Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores | 5 anos |
| DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos | 5 anos |
| Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) | 5 anos |
| DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica | 5 anos |
| DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte | 5 anos |
| Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 33 | 5 anos |
| Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB | 5 anos |
| Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF | 5 anos |
| Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR | 5 anos |
| Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune | 5 anos |
| Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas | 5 anos |
| Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON | 5 anos |
| Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF | 5 anos |
| Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP | 5 anos |
| Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda | 5 anos |
| Extinção das debêntures | 5 anos |
| Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral) | 5 anos |
| Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração | 5 anos |
| Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes | 5 anos |
| Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes | 5 anos |
| Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações | 5 anos |
| Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo | 8 anos |
| Novação mercantil | 20 anos |
| Pagamentos mercantis | 20 anos |
| SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos | 8 anos |
| Títulos de capitalização – documentos originais | 20 anos |
| Títulos de capitalização – informações de valores | 20 anos |
| Bilhete de Passagem Arquivário | 5 anos |
| Bilhete de Passagem e Nota Bagagem | 5 anos |
| Bilhete de Passagem Ferroviário | 5 anos |
| Bilhete de Passagem Rodoviário | 5 anos |
| Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas | 5 anos |
| Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas | 5 anos |
| Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas | 5 anos |
| Cupom Fiscal emitido por ECF | 5 anos |
| Despacho de Transporte | 5 ano |
| Manifesto de Carga | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Comunicação | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicação | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Transporte | 5 anos |
| Nota Fiscal de Venda a Consumidor | 5 anos |
| Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A | 5 anos |
| Nota Fiscal/Conta de energia elétrica | 5 anos |
| Ordem de Coleta de Cargas | 5 anos |
| Resumo de Movimento Diário | 5 anos |
| Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa | 5 anos |
| Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP | 5 anos |
| Documentos em geral | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviço | 5 anos |
| Nota Fiscal – Fatura de Serviço | 5 anos |
Fundamentação:
CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205
CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195
Código Civil, artigo 205
CTN, artigo 173; Lei n° 9.430/96, artigo 37
Trabalhista e Previdenciário
| Acordo de compensação de horas | 5 anos |
| Acordo de prorrogação de horas | 5 anos |
| Atestado de Saúde Ocupacional | 20 anos |
| Adiantamento salarial | 5 anos |
| Aviso prévio – comunicado | 2 anos |
| Autorização de descontos não previstos em lei | 5 anos |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 5 anos |
| Carta com Pedidos de Demissão | 5 anos |
| CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho | 10 anos |
| Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais. | Indeterminado |
| Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS | 10 anos |
| CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas | Indeterminado |
| COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) | 5 anos |
| Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional | 5 anos |
| Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS | 10 anos |
| Controles de ponto | 5 anos |
| Contrato de trabalho | Indeterminado |
| Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD | 10 anos |
| DARF´s – PIS (Programa de Integração Social) | 10 anos |
| Depósitos do FGTS | 30 anos |
| Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS | 10 anos |
| Comunicação do Aviso Prévio | 5 anos |
| Comprovante de pagamento ou declaração do segurado | 10 anos |
| Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) | 10 anos |
| Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual | 3 anos |
| FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social | 10 anos |
| Folha de pagamento | 5 anos |
| GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social | 30 anos |
| GPS (Guia da previdência Social) – original | 5 anos |
| GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical | 5 anos |
| GRE – Guia de Recolhimento do FGTS | 30 anos |
| GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social | 30 anos |
| Histórico clínico | 20 anos |
| Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT | 20 anos |
| Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão | 10 anos |
| Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT) | 5 anos |
| PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público | 5 anos |
| PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário | 20 anos |
| Pedido de demissão | 2 anos |
| Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO | 20 anos |
| RAIS – Relação Anual de Informações Sociais | 5 anos |
| RE – Relação de Empregado do FGTS | 30 anos |
| Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação | Indeterminado |
| Recibo de entrega do vale-transporte | 5 anos |
| Recibos de pagamento de férias | 5 anos |
| Recibo de pagamento de salário | 5 anos |
| Recibos de pagamento do 13º salário | 5 anos |
| Recibos e abonos pecuniários | 5 anos |
| Relação dos depósitos bancários de salários | 5 anos |
| Resumo Estatístico Anual | 3 anos |
| Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual | Indeterminado |
| Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) | 20 anos |
| Salário-educação – documentos relacionados ao benefício | 10 anos |
| Salário-familía – documentos relacionados ao benefício | 10 anos |
| SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social | 30 anos |
| Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa | 5 anos |
| Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho | 2 anos |
Fundamentação:
CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.
art. 7º, XXIX da Constituição Federal de 1988.
art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990;
art. 8º da Portaria MTE nº 269/2015;
art. 2º, § 1º da Portaria MTE nº 1.129/2014;
Documentos Digitais
Os documentos digitais podem ser entendidos como um formato mais robusto e atualizado dos documentos, o qual elimina a necessidade de utilização de papel e expedientes manuais de validação, como é o caso da autenticação em cartório e reconhecimento de firma.
No modelo digital, os documentos têm uma roupagem informatizada, na qual a comunicação acontece, na maior parte dos casos, por meios online, embora haja a possibilidade de documentos digitais serem gerados e assinados offline.
Os documentos digitais despontam como alternativas mais eficiente e mais moderna para o registro de transações, reforço na confiabilidade e, especialmente, para a garantia da validade jurídica de tudo aquilo que é atestado mediante a sua utilização.
- Validade
A validade jurídica de um documento digital é exatamente a mesma de um documento impresso, assinado a mão ou autenticado em cartório. A criação dessa infraestrutura, por meio da Medida Provisória nº 2.200/2001, reforçou ainda mais a validade de documentos e operações realizadas em ambientes virtuais. Porém, para que isso seja possível, como já citado, a utilização de certificados e assinaturas digitais para a identificação do cidadão é imprescindível, pois são os elementos responsáveis por garantir toda a regularidade e credibilidade do processo.
- Certificado Digital
O Cerificado Digital é o documento eletrônico que se encarrega de identificar e gerar a assinatura digital do seu portador. De maneira simplificada, ele funciona como uma identidade digital, emitida para diferentes usos, podendo ser utilizada por pessoas físicas e também por pessoas jurídicas.
O Certificado Digital para Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) é um documento eletrônico que representa todo tipo de empresa em atos praticados por meio digital. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora, podendo ser do tipo A1, que fica armazenado no computador, ou do tipo A3, instalado e utilizado em mídias físicas, como o Token ou Smart Card.
Existe também o Certificado Digital para Pessoa Física (conhecido como e-CPF ou e-PF), o qual pode ser utilizado por qualquer pessoa com cadastro ativo na Receita Federal e que forneça um documento oficial de identificação com foto — RG, CNH etc.
- Assinatura Digital
Conforme o próprio nome indica, a assinatura digital nada mais é do que uma forma de assinar qualquer documento em formato eletrônico. Ela possui total integridade e validade jurídica, equivalendo para todos os efeitos a uma assinatura manuscrita com firma reconhecida em cartório.
A assinatura digital é o tipo mais avançado e seguro de assinatura eletrônica. A partir do cumprimento de exigências legais e regulatórias, elas oferecem um alto nível de confiabilidade em relação à identidade de cada signatário, bem como dos documentos que eles assinam.
Fundamentação:
A Lei n° 13.874/2019, artigo 2°
Lei n° 12.682/2012
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